1.应用背景
企业在实际运营的过程中，员工借款、还款、出差等实际业务都会产生费用报销，因此K/3 Cloud 费用报销系统结合公司的实际业务，面向企业全员以及财务报销管理人员，提供完整的费用报销流程，支持从费用申请、借款到费用报销、退款，以及费用二次分配与移转等业务，本文着重介绍费用报销的流程及应用场景，希望能够帮助客户更加熟练的使用Cloud系统。
2.费用报销模式
2.1无借款报销
无借款报销：在报销之前无借款。【费用申请单】（不勾选借款，可跳过此步骤）→【费用报销单】（勾选申请付款，费用报销单审核后生成【其他应付单】，(反审核【费用报销单】,【其他应付单】随之删除）→【付款申请单】(可跳过此步骤) →【付款单】。
在CLOUD6.1（8月11号的补丁）新增了实报实付的参数控制，如图-1，实报实付的参数控制原则：源单无借款或者新增报销单可勾选该参数，该参数勾选上了就只能付款不许退款，勾选该参数，不会自动产生其他应付单，直接付款，如图-2。下推付款单、付款申请单时，收付款用途为实报实付，不允许修改，如图-3。
图-1 实报实付的参数
图-2 费用报销单审核界面
图-3 付款单界面
对于实报实付参数控制费用报销单审核之后不产生其他应付单凭证模板的配置，用户根据实际需求来生成凭证。根据实报实付的报销单，下推生成的付款单的付款用途为实报实付，并且不能更改，配置付款单凭证模板分录行生成条件，借：费用 贷：银行存款/库存现金。（注意：如果由【费用报销单】→【付款申请单】→【付款单】，则付款单携带不出源报销单的费用项目，凭证模板设置较困难）
2.2先借款后报销
1、报销金额大于借款金额
借款时：【费用申请单】（勾选申请借款）→【付款申请单】(可跳过)→【付款单】，报销时：【费用申请单】→【费用报销单】（勾选申请付款，本次报销金额填写实际金额，费用报销单审核后会生成【其他应付单】）→【付款单】（【付款单】金额为报销金额减去借款金额差额）,以下举例借款1000，报销1500。【费用申请单】勾选【申请借款】，借款1000如图4-1，【费用申请单】下推生成【付款单】，如图4-2【费用申请单】金额1000下推生成【费用报销单】，费用金额改成1500，如图5-1。【费用报销单】审核时产生【其他应付单】，如图5-2。【费用报销单】勾选【申请付款】，下推生成【付款单】，【付款单】应付金额为500，如图5-3。
图4-1 费用申请单界面
图4-2 费用申请单下推付款单界面
图-5-1 费用报销单界面
图5-2 费用报销单审核产生其他应付单
图5-3 费用报销单下推付款单界面
以上图4-2付款单生成凭证，借：其他应收款-员工 1000 贷：库存现金 1000，图5-2费用报销单审核生成的其他应付单生成凭证，借：费用 1500 贷：其他应收款-员工 1500，图5-3付款单生成凭证，借：其他应收款-员工 50 贷：库存现金 50。
2、报销金额小于借款金额
借款时：【费用申请单】（勾选申请借款）→下推【付款申请单】(可跳过)→【付款单】，报销时：【费用申请单】→【费用报销单】（勾选申请退款，本次报销金额填写实际金额，费用报销单审核后会生成【其他应付单】）→费用报销单审核后会自动生成【付款退款单】（【付款退款单】金额为借款金额减去报销金额差额），以下举例借款1000，报销500。【费用申请单】勾选【申请借款】，借款1000如图6-1，【费用申请单】下推生成【付款单】，如图6-2。【费用申请单】金额1000下推生成【费用报销单】，费用金额改成500，如图7-1。【费用报销单】审核后产生其【他应付单】【付款退款单】，如图7-2。【费用报销单】勾选【申请退款】，【费用报销单】审核时会自动产生【付款退款单】,【付款退款单】应付金额为500，如图7-3。
图6-1 费用申请单界面
图6-2 费用申请单下推付款单界面
图7-1 费用报销单界面
图7-2 费用报销单审核后产生其他应付单和付款退款单
图7-3 付款退款单
以上图6-2付款单生成凭证，借：其他应收款-员工 1000 贷：库存现金 1000，图7-2费用报销单审核生成的其他应付单生成凭证，借：费用 500 贷：其他应收款-员工 500，图7-3付款退款单生成凭证，借：其他应收款-员工 -50 贷：库存现金 -50。
2.3先借款后退款
先借款后退款：主要针对于员工借款但是不用进行报销确认，就直接退款给公司。借款时：借款时：【费用申请单】（勾选申请借款）→【付款申请单】(可跳过)→【付款单】，退款时：【费用申请单】→【付款退款单】，【费用申请单】下推【付款退款单】后，不能进行其他任何操作。以下举例借款1000，退款1000。【费用申请单】勾选【申请借款】，借款1000如图8-1，【费用申请单】下推生成【付款单】，如图8-2。【费用申请单】下推生成【付款退款单】，如图-9。
图8-1 费用申请单界面
图8-2 费用报销单下推付款单
图-9 费用申请单下推生成付款退款单界面
以上图8-2付款单生成凭证，借：其他应收款-员工 1000 贷：库存现金 1000，图-9生成凭证，借：其他应收款-员工 -1000 贷：库存现金 -1000。
3.其他补充
6.0（8月11号补丁）费用申请单、差旅费申请单、报销单新增了作废操作功能，如图-10，一旦单据作废（作废须在创建、提交状态或重新审核状态操作），该单据的报销业务不参与报表统计，也不产生下游单据，但仍在系统中保留记录。对于作废的单据，在系统中可见, 列表行显示为红色。执行作废操作的单据，不可反作废、删除、提交、审核。作废后的单据， 不显示在相关的报表中（借款跟踪表、费用报销跟踪表、费用汇总表等）。存在上游单据时，报销单作废后，上游单据仍可再次下推报销单。
图-10 作废功能
文章评论